Workflows

Cette page vous montre comment construire un workflow — une suite d’étapes enregistrée que vos coéquipiers exécutent — pour qu’un travail composé de plusieurs parties se déroule toujours de la même façon, en un seul clic.

En bref

• Un workflow est une suite d’étapes enregistrée que vos coéquipiers exécutent dans l’ordre — une recette pour un travail en plusieurs parties.
• La page Workflows liste tous les workflows que vous avez ; lancez-en un nouveau avec Nouveau workflow ou à partir d’un modèle prêt à l’emploi.
• Dans le Constructeur de workflow, vous lui donnez un titre, choisissez quand il s’exécute, et ajoutez les étapes les unes après les autres.
• Ouvrez n’importe quel workflow pour le lancer à la demande et suivre le résultat dans son historique d’exécutions.
• Optez pour un workflow quand un travail se répète avec les mêmes étapes — pour un cas isolé, une discussion ou une simple tâche est plus simple.

Où cela se trouve

Vous trouverez Workflows dans votre barre latérale. Chaque workflow indique son nom, s’il est en brouillon ou actif, et quand il s’est exécuté pour la dernière fois — avec une légère pulsation sur ceux qui sont en cours d’exécution à l’instant.

La page Workflows — toutes les recettes enregistrées de votre entreprise.

Construire un nouveau workflow

Ouvrez Workflows et choisissez Nouveau workflow

Allez dans Workflows dans la barre latérale, puis sélectionnez Nouveau workflow en haut à droite. Le Constructeur de workflow s’ouvre.

La page Workflows avec le bouton Nouveau workflow.

Donnez-lui un titre et une courte description

Nommez-le d’après le travail qu’il accomplit, par exemple « Chaîne de relecture de contenu », et utilisez la Description pour préciser à quoi il sert. Le titre est obligatoire ; la description est facultative mais vous aide à le retrouver plus tard.

Les champs titre et description du Constructeur.

Choisissez quand il doit s'exécuter

Choisissez un Déclencheur : Manuel (vous appuyez vous-même sur Lancer — le plus simple), Planifié (il s’exécute à une heure d’horloge), Webhook, ou Événement. Laissez-le sur Manuel si vous avez un doute.

Le choix du déclencheur.

Ajoutez vos étapes dans l'ordre

Entre les repères Début et Fin, cliquez sur le petit + pour ajouter une étape. La plus courante est la Tâche d’agent — un travail confié à un coéquipier. Ajoutez-en autant que nécessaire ; elles s’exécutent de haut en bas.

Ajout d'une étape entre Début et Fin.

Ouvrez une étape pour en régler les détails

Cliquez sur n’importe quelle étape pour ouvrir ses réglages, donnez-lui un Libellé clair, puis choisissez Enregistrer. Utilisez l’icône corbeille pour retirer une étape dont vous ne voulez pas.

Les réglages d'une étape, avec un libellé.

Enregistrez le workflow

Choisissez Enregistrer en haut à droite. Vous arriverez sur la page dédiée du workflow, prêt à être lancé.

Le workflow enregistré s'ouvre sur sa page de détail.

Vous saurez que ça a marché quand le workflow apparaîtra sur la page Workflows et que sa page de détail listera vos étapes dans l’ordre sous Étapes.

Pressé ? Partez d’un modèle. La rangée Modèles en haut de la page Workflows réunit des recettes prêtes à l’emploi — cliquez sur l’une d’elles pour créer un workflow prérempli avec des étapes pertinentes, puis ajustez-le à votre goût.

Lancer un workflow et examiner le résultat

Ouvrez n’importe quel workflow pour le lancer et suivre son déroulement.

La page d'un workflow : ses étapes, un bouton Lancer, et l'historique d'exécutions en dessous.

1. Lancer — le bouton en haut à droite. Appuyez dessus pour démarrer le workflow maintenant ; les étapes s’allument à mesure que vos coéquipiers les parcourent.
2. Modifier — rouvrez le Constructeur pour changer le titre, le déclencheur ou les étapes.
3. Étapes — la recette présentée de haut en bas, pour que vous voyiez le chemin que suit le travail.
4. Historique d’exécutions — un tableau de chaque exécution avec son statut (en cours, terminée, échouée ou annulée), son heure de démarrage et sa durée. Vous pouvez annuler une exécution encore en cours.

Utilisez le déclencheur que vous avez choisi dans le Constructeur pour le planifier au lieu d’appuyer sur Lancer — réglez le déclencheur sur Planifié et le workflow s’exécute à sa propre heure d’horloge. (Pour planifier la routine d’un seul coéquipier plutôt qu’un workflow entier, voir Déclenchements et plannings.)

Un mot rapide sur la confiance

Un workflow est un plan de travail enregistré — il n’agit pas de lui-même sur le monde extérieur.

Pas de carte. Pas de connexion à votre messagerie. Rien n’est envoyé sans votre accord.

Si une étape devait envoyer un e-mail ou un message, Demander avant d’envoyer est ACTIVÉ — votre coéquipier le prépare et attend votre accord final. Et comme vos coéquipiers se relisent mutuellement avant de considérer une étape terminée, « terminée » dans l’historique d’exécutions signifie que le travail est vraiment achevé.

Bon à savoir

Gardez vos premiers workflows courts (Recommandé). Deux ou trois étapes Tâche d’agent d’affilée couvrent la plupart des travaux récurrents. Ajoutez un coéquipier à chaque étape, enregistrez et lancez — vous pourrez toujours en ajouter d’autres plus tard.

Les autres types d’étapes relèvent de l’Avancé. À côté de Tâche d’agent, vous verrez des étapes comme Condition, Approbation, Webhook, Délai et Script — et les réglages d’une étape incluent un champ Configuration (JSON) pour un réglage fin. Elles sont puissantes mais techniques, et un workflow avec des branches complexes est plus difficile à suivre. Débutants : tenez-vous-en aux étapes Tâche d’agent et laissez le champ JSON tranquille. Si un travail a vraiment besoin de branches ou d’une connexion externe, demandez à un coéquipier à l’aise avec la configuration technique, ou passez par Obtenir de l’aide.

Et si ça ne marche pas ?

Si un workflow ne s’exécute pas ou qu’une exécution échoue, parcourez ces points dans l’ordre :

1. Il est encore en brouillon. Un workflow tout neuf s’affiche en brouillon tant qu’il n’a pas été enregistré avec des étapes. Rouvrez-le, confirmez que vos étapes sont bien là, puis enregistrez à nouveau.
2. Une étape n’a pas de coéquipier. Une étape Tâche d’agent a besoin d’un coéquipier affecté dans ses réglages. Ouvrez l’étape et ajoutez-en un.
3. Une exécution affiche « échouée ». Ouvrez l’historique d’exécutions et lisez la colonne Erreur — elle vous indique quelle étape a trébuché. Modifiez cette étape et relancez.
4. Rien ne s’est passé après l’enregistrement. Un workflow Manuel ne s’exécute que lorsque vous appuyez sur Lancer sur sa page. Les planifiés attendent leur heure d’horloge.
5. Une étape n’en finit pas. Une exécution peut rester en cours un moment sur un gros travail. Si elle est vraiment bloquée, utilisez Annuler dans l’historique d’exécutions et réessayez.

Toujours bloqué ? Voir Obtenir de l’aide.

FAQ

Quand devrais-je utiliser un workflow plutôt que de simplement demander à un coéquipier ?

Utilisez un workflow quand le même travail en plusieurs étapes se répète — comme une relecture de contenu hebdomadaire ou une séquence d’accueil — pour qu’il se déroule de la même façon à chaque fois. Pour un cas isolé, une discussion ou une simple tâche est plus rapide.

Suis-je obligé d'en construire un à partir de zéro ?

Non. Cliquez sur un modèle en haut de la page Workflows pour partir d’une recette prête à l’emploi, puis modifiez les étapes selon vos besoins.

Lancer un workflow enverra-t-il des e-mails de lui-même ?

Non. Un workflow est un plan, pas une autorisation d’agir hors de votre espace de travail. Demander avant d’envoyer est ACTIVÉ — tout ce qui est sortant attend votre accord.

À quoi servent les types d'étapes autres que Tâche d'agent ?

Ils ajoutent des branches, des approbations, des délais et des connexions externes — utiles mais techniques. C’est une fonctionnalité Avancée ; la plupart des travaux n’ont besoin que d’étapes Tâche d’agent. Si vous avez besoin de plus, demandez à un coéquipier à l’aise avec la configuration technique.

Puis-je modifier un workflow après l'avoir enregistré ?

Oui. Ouvrez-le et choisissez Modifier pour rouvrir le Constructeur, ajustez le titre, le déclencheur ou les étapes, et enregistrez à nouveau.

Étapes suivantes

Le tableau des tâches

Pour un travail isolé, confiez plutôt une tâche à un coéquipier.

Déclenchements et plannings

Définissez une routine récurrente pour un seul coéquipier, plutôt qu’un workflow entier.

Comment le travail circule

Tout le cycle de vie derrière chaque étape : demander, travailler, relire, approuver.

Obtenir de l'aide

Quelque chose ne fonctionne pas ? Voici comment nous joindre.