Connaissances métier

Donnez à vos coéquipiers les documents dont ils ont besoin pour bien faire votre travail — votre charte de marque, vos grilles tarifaires, vos descriptions de prestations, vos notes sur les clients — et décidez quel coéquipier peut lire quel dossier.

En bref

• Les connaissances métier sont une petite bibliothèque de vos documents, que vos coéquipiers lisent pour comprendre votre activité.
• Vous téléversez des fichiers dans des dossiers, et vous contrôlez qui peut lire chaque dossier (tout un département ou un seul coéquipier).
• Vous les modifiez ; vos coéquipiers se contentent de les lire. Ils ne changent jamais vos documents.
• Retrouvez-les sous Connaissances dans le menu latéral, puis Connaissances métier.
• Vos documents restent privés — téléverser un fichier ne l’envoie nulle part.

Pourquoi cela rend vos coéquipiers meilleurs

Un coéquipier qui a lu votre note « Comment nous parlons à nos clients » rédigera des e-mails qui vous ressemblent. Celui qui a votre grille tarifaire annoncera les bons montants. Voyez les connaissances métier comme le classeur d’intégration que vous remettriez à une nouvelle recrue le premier jour — sauf que vos employés numériques le lisent vraiment en entier, à chaque fois qu’ils travaillent.

Un dossier n’est qu’un tiroir étiqueté pour des fichiers liés — par exemple un dossier company pour ce que tout le monde devrait savoir, ou un dossier finance que seuls vos coéquipiers de la finance ont besoin de consulter.

Téléverser un document

Ouvrez Connaissances métier

Dans le menu latéral, ouvrez Connaissances, puis Connaissances métier. Vos dossiers s’affichent sous forme d’arborescence — cliquez sur le nom d’un dossier pour le déplier et voir ce qu’il contient.

La page Connaissances métier, qui montre vos dossiers sous forme d'arborescence dépliable.

Ajoutez un dossier (ou choisissez-en un existant)

Cliquez sur Ajouter un dossier en haut pour créer un nouveau tiroir — par exemple company ou customers. Pour ajouter un sous-dossier, utilisez le menu ⋮ d’un dossier et choisissez Ajouter un sous-dossier.

Nommer un nouveau dossier, ou ajouter un sous-dossier depuis le menu ⋮.

Téléversez votre fichier

Ouvrez le menu ⋮ du dossier et choisissez Téléverser, puis sélectionnez un fichier. Vous pouvez téléverser du Word, du PDF, de l’Excel, du PowerPoint, du Markdown, du CSV ou du texte brut — jusqu’à 10 Mo chacun, un fichier à la fois.

Choisir un document à téléverser dans un dossier.

Vous saurez que ça a marché lorsque le fichier apparaît dans le dossier, avec un petit badge indiquant le nombre de documents à côté du nom du dossier. Cliquez sur le fichier pour l’ouvrir et le lire directement dans l’application.

Contrôlez qui peut lire chaque dossier

Chaque dossier a sa propre liste de lecture. Par défaut, un dossier est lu par les personnes et les coéquipiers à qui vous l’avez accordé — c’est donc vous qui décidez exactement qui voit vos notes clients par opposition à votre charte de marque publique.

Ouvrez Gérer l'accès

Sur un dossier qui contient des documents, ouvrez le menu ⋮ et choisissez Gérer l’accès.

Ouvrir Gérer l'accès pour un dossier.

Choisissez qui peut le lire

Choisissez les départements (comme la Finance ou le Marketing) et les coéquipiers individuels qui doivent pouvoir lire ce dossier, puis enregistrez. Un coéquipier ne voit jamais que les dossiers que vous lui avez accordés.

Choisir les départements et les coéquipiers qui peuvent lire un dossier.

Gardez les éléments sensibles (coordonnées de clients, contrats, chiffres) dans leur propre dossier et accordez-le de façon restreinte. Mettez le contexte général dont tout le monde profite — votre charte de marque, ce que vous faites — dans un dossier company ouvert à tous.

Vous modifiez, vos coéquipiers lisent

C’est une voie à sens unique, volontairement :

Vous (et votre équipe)

Ajoutez, remplacez et supprimez des documents. Vous décidez de ce que vos coéquipiers savent.

Vos coéquipiers

Lecture seule. Ils utilisent vos documents pour mieux travailler, mais ne les modifient jamais — votre bibliothèque reste donc exactement telle que vous l’avez laissée.

Quand un coéquipier fonde une décision sur l’un de vos documents, il renvoie au fichier qu’il a utilisé, pour que vous puissiez voir pourquoi il a agi comme il l’a fait.

Vos documents restent privés

Téléverser un fichier, c’est simplement le stocker pour que vos propres coéquipiers le lisent. Ce n’est pas un envoi, et cela ne se connecte à rien à l’extérieur.

Pas de carte. Pas de connexion à votre messagerie. Rien n’est envoyé sans votre accord.

« Demander avant d’envoyer » est ACTIVÉ — ainsi, même lorsqu’un coéquipier utilise vos connaissances pour rédiger un e-mail ou un devis, rien ne part tant que vous n’avez pas donné l’accord final.

Et si ça ne marche pas ?

Si un téléversement ne passe pas, parcourez ces points dans l’ordre :

1. « Fichier trop volumineux. » La limite est de 10 Mo par fichier. Allégez ou scindez un gros PDF, ou retirez les images lourdes.
2. « Type de fichier non pris en charge. » Utilisez un document ou un fichier texte (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown, CSV, JSON ou texte brut). Les photos, vidéos et archives zip ne sont pas acceptées.
3. Vous ne voyez ni Ajouter un dossier ni le menu ⋮. Vous avez peut-être un accès en lecture seule — une mention « Lecture seule » s’affiche en haut. Demandez à la personne qui a configuré votre entreprise de vous donner les droits de modification.
4. Un coéquipier « ne trouve pas » un document que vous avez téléversé. Vérifiez Gérer l’accès sur ce dossier — le coéquipier n’est probablement pas encore sur sa liste de lecture.
5. Le fichier est téléversé mais semble vide à l’ouverture. Téléversez-le de nouveau ; un accroc réseau peut tronquer un fichier. Resélectionner le même fichier le remplace.

Toujours bloqué ? Rendez-vous sur Obtenir de l’aide et nous réglerons ça.

FAQ

Quels types de fichiers puis-je téléverser ?

Des documents et des fichiers texte : PDF, Word, Excel, PowerPoint, Markdown, CSV, JSON et texte brut. Chacun peut faire jusqu’à 10 Mo. Les images, l’audio, la vidéo et les archives ne sont pas pris en charge ici.

Mes coéquipiers peuvent-ils modifier mes documents ?

Non. Les coéquipiers ne peuvent que lire vos connaissances métier. L’ajout, le remplacement et la suppression sont faits par vous et votre équipe — jamais par un coéquipier.

Un coéquipier verra-t-il tous les dossiers ?

Uniquement les dossiers que vous lui accordez. Utilisez Gérer l’accès sur chaque dossier pour choisir les départements et les coéquipiers qui peuvent le lire.

Quelque chose est-il envoyé ou partagé quand je téléverse ?

Non. Téléverser ne fait que stocker le fichier pour que vos propres coéquipiers le lisent. Pas de carte, pas de connexion à votre messagerie, et rien n’est envoyé sans votre accord.

Comment remplacer un document par une version plus récente ?

Téléversez un fichier portant le même nom dans le même dossier — il remplace l’ancien. Vous pouvez aussi ouvrir un fichier dans la liste et utiliser l’action de remplacement.

Étapes suivantes

Mémoire, compétences et connaissances

Découvrez comment s’articulent les choses que vos coéquipiers apprennent.

Confiance et sécurité

Comment vos données restent privées et pourquoi rien n’est envoyé sans votre accord.

Discuter avec vos coéquipiers

Demandez à un coéquipier d’utiliser ce qu’il a lu et de rédiger votre premier travail.

Agent Builder

Affinez un coéquipier en particulier, y compris les connaissances sur lesquelles il s’appuie.