Séquences et prospection

Cette page vous montre comment mettre en place une séquence : un plan de prospection en plusieurs étapes que vos coéquipiers déroulent pour vous, jour après jour, chaque message restant soumis à votre validation.

En bref

• Une séquence est un plan composé de plusieurs étapes — envoyer un message, attendre quelques jours, envoyer une relance — qu’un coéquipier déroule pour vous dans le temps.
• Vous la construisez dans CRM > Séquences : donnez-lui un nom, ajoutez des étapes, choisissez le canal et définissez le délai entre chacune.
• Demander avant d’envoyer est ACTIVÉ par défaut — chaque étape d’une séquence attend toujours dans À traiter jusqu’à ce que vous l’approuviez.
• Lorsqu’un prospect répond, la séquence se met en pause pour cette personne automatiquement, pour qu’elle ne reçoive pas le prochain message programmé.
• Vous pouvez laisser les étapes de routine partir d’elles-mêmes plus tard, un canal à la fois — mais c’est un choix avancé que vous activez vous-même.

Ce qu’est une séquence

Voyez une séquence comme une recette que votre coéquipier suit. Au lieu de demander un e-mail à la fois, vous posez tout le plan une seule fois — « dis bonjour, attends trois jours, envoie une relance » — et un coéquipier le déroule pour chaque personne que vous ajoutez. Elle avance à son propre rythme, mais ne prend jamais d’avance sur vous : chaque message s’arrête toujours pour votre accord.

Vous trouverez les séquences dans CRM > Séquences dans la barre latérale de gauche.

La page Séquences : vos séquences enregistrées à gauche, les étapes de celle sélectionnée à droite.

L’écran comporte trois parties :

1. La liste (à gauche) — toutes les séquences que vous avez construites, avec leur statut (brouillon, active, en pause) et leur nombre d’étapes.
2. Les étapes (à droite) — la séquence sélectionnée présentée étape par étape, de haut en bas.
3. La barre d’outils — Nouvelle séquence, ainsi que Activer / Mettre en pause, Inscrire et Modifier pour celle que vous avez sélectionnée.

Construire une séquence

Ouvrez Séquences et choisissez Nouvelle séquence

Allez dans CRM > Séquences et cliquez sur Nouvelle séquence. Donnez-lui un nom clair comme Accueil des nouveaux prospects rénovation et, si vous le souhaitez, une courte description.

Nommer une nouvelle séquence dans le constructeur.

Ajoutez vos étapes

Une séquence démarre avec quelques étapes d’exemple. Ajoutez-en d’autres avec Ajouter un e-mail, Ajouter une attente ou Ajouter une branche, et nommez chacune pour vous rappeler à quoi elle sert. Utilisez les flèches pour réordonner les étapes, ou la corbeille pour en supprimer une.

Ajouter et nommer les étapes d'une séquence.

Choisissez le canal de chaque étape de message

Chaque étape de message a un canal — par exemple e-mail. C’est ainsi que le coéquipier atteindra la personne au moment où cette étape arrive.

Une étape de message configurée pour un envoi par e-mail.

Réglez le timing

Une étape d’attente est le délai entre deux messages. Réglez-la en jours — attendre 3 jours — pour que vos relances paraissent naturelles et pas insistantes.

Une étape d'attente réglée sur trois jours entre les messages.

Enregistrez, puis ajoutez des personnes

Enregistrez la séquence. Pour y placer un contact, sélectionnez la séquence et cliquez sur Inscrire, puis choisissez la personne. Lorsque vous êtes prêt à la lancer, cliquez sur Activer.

Inscrire un contact et activer la séquence.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque la séquence affiche active, que vos étapes sont listées dans l’ordre et que la personne ajoutée apparaît sous Inscriptions.

Gardez votre première séquence courte — un bonjour, une attente de trois jours et une relance suffisent largement. Vous pourrez toujours ajouter des étapes une fois que vous aurez vu comment elle est reçue.

Votre accord, à chaque étape

Une séquence n’envoie jamais rien dans votre dos. Lorsqu’une étape arrive à échéance, le message est rédigé et atterrit dans À traiter pour que vous le lisiez et l’approuviez — exactement comme un envoi ponctuel. Le calendrier décide seulement quand un brouillon apparaît ; c’est vous qui décidez s’il part.

Demander avant d’envoyer est ACTIVÉ ; rien ne part sans votre accord.

Vos coéquipiers vérifient aussi le travail les uns des autres avant de le considérer comme terminé, donc ce qui vous parvient pour validation a déjà été relu une fois. Pour traiter ces brouillons, voir Validations (À traiter).

Quand quelqu’un répond

Si une personne que vous avez inscrite répond à un message — par e-mail, par exemple — la séquence se met en pause pour cette personne automatiquement. Elle ne recevra pas la prochaine étape programmée, car il y a désormais une vraie conversation à mener plutôt qu’un nouveau message préparé d’avance. La réponse apparaît dans À traiter pour que vous la repreniez.

Une pause concerne une personne, pas la séquence entière — toutes les autres personnes que vous avez inscrites continuent de progresser à travers les étapes normalement.

Bon à savoir — laisser les étapes de routine partir d’elles-mêmes

Une fois que vous avez approuvé le même type d’étape de nombreuses fois et que vous faites confiance à un coéquipier pour cela, vous pouvez enregistrer une règle pour que des envois similaires partent automatiquement.

Avancé — les débutants devraient laisser cela désactivé. Les règles d’approbation automatique se configurent dans Paramètres, un canal à la fois. Quelques garde-fous les rendent sûres :

• Chaque nouvelle règle démarre désactivée. Vous l’ajoutez, puis vous l’activez seulement quand vous êtes prêt.
• Aperçu d’abord. Avant d’activer une règle, vous pouvez voir exactement combien d’envois en attente elle aurait approuvés — pas de surprise.
• Vous pouvez la plafonner. Une règle n’approuve automatiquement que jusqu’au niveau de risque que vous choisissez.
• Désactiver une règle prend effet immédiatement pour tout ce qui n’est pas encore parti.

Si vous débutez, laissez toutes les règles désactivées et continuez d’approuver chaque étape à la main — c’est le réglage sûr par défaut.

Et si ça ne marche pas ?

Si une séquence n’envoie rien ou qu’une étape n’apparaît pas, vérifiez ceci dans l’ordre :

1. La séquence est-elle active ? Une séquence en brouillon ou en pause ne se déroule pas. Sélectionnez-la et cliquez sur Activer.
2. Avez-vous inscrit quelqu’un ? Une séquence sans personne inscrite n’a rien à faire. Utilisez Inscrire pour ajouter un contact.
3. L’étape attend-elle après vous ? Ouvrez À traiter — le prochain message est peut-être rédigé et attend votre accord.
4. La personne a-t-elle répondu ? Une réponse met la séquence en pause pour cette personne, volontairement, donc la prochaine étape ne lui sera pas envoyée.
5. Laissez un peu de temps. Les étapes se déroulent selon un calendrier, donc une étape qui vient d’être ajoutée ou un nouveau brouillon peut prendre un petit moment avant d’apparaître.

Toujours bloqué ? Rendez-vous sur Obtenir de l’aide et nous réglerons cela avec vous.

FAQ

Une séquence enverra-t-elle des messages sans me demander ?

Non. Demander avant d’envoyer est ACTIVÉ par défaut, donc chaque étape attend dans À traiter votre accord. Le calendrier décide seulement quand un brouillon apparaît — c’est vous qui décidez s’il part.

Que se passe-t-il si quelqu'un répond à une séquence ?

La séquence se met en pause pour cette personne automatiquement — elle ne recevra pas le prochain message programmé. Sa réponse atterrit dans À traiter pour que vous repreniez la vraie conversation.

Puis-je modifier une séquence une fois qu'elle tourne ?

Oui. Sélectionnez-la et choisissez Modifier pour ajouter, réordonner ou supprimer des étapes. Vous pouvez aussi Mettre en pause la séquence entière à tout moment et la Activer à nouveau plus tard.

Quelle est la différence entre une séquence et une simple conversation ?

Une séquence est un plan enregistré, en plusieurs étapes, qu’un coéquipier déroule dans le temps pour de nombreuses personnes. Une conversation est un échange ponctuel. Pour un message unique et rapide, demandez simplement à un coéquipier dans Conversation.

Devrais-je configurer des règles d'approbation automatique pour mes séquences ?

Seulement si vous êtes à l’aise, et uniquement pour des étapes de routine, à faible risque, que vous avez approuvées de nombreuses fois. Les règles démarrent désactivées, vous pouvez les prévisualiser d’abord, et vous pouvez plafonner ce qu’elles approuvent. Les débutants ont intérêt à approuver chaque étape à la main.

Étapes suivantes

Validations (À traiter)

Là où chaque étape de votre séquence attend votre accord avant de partir.

Conversation

Pour un message ponctuel, demandez simplement à un coéquipier au lieu de construire une séquence.

Confiance et sécurité

Comment les validations et la relecture entre coéquipiers vous gardent maître de chaque envoi.

Comment le travail circule

Vous demandez, un coéquipier travaille, un pair relit, vous donnez l’accord final.